SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

       Sistem Informasi Eksekutif atau Executive Infromation System (EIS) merupakan salah satu bagian penting yang harus dimiliki oleh bagian eksekutif, misal: direktur, manajer, dan atau tingkatan yang setara dengan itu, untuk bisa mengawasi dan seterusnya bisa melakukan evaluasi dan bisa mengambil keputusan melalui DSS ( Sistem Penunjang Keputusan ) dengan melihat hasil yang diperoleh dari Sistem Infrmasi eksekutif tersebut.

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah Sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.

Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya. Berikut konsep dasar nya :

•  Faktor penentu keberhasilan (critical success factor)

Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.

•  Management By Exception (MBE)

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.

•  Model Mental

Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya .

Konfigurasi EIS berbasis computer pada dasarnya meliputi satu computer personal. Dalam perusahaan PC dihubungkan dengan mainframe. Computer personel berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder (hardisk) yangmenyimpan database eksekutif. Database eksekutif data dan informasi yang telah diproses sebelumnya telah diproses oleh komputer sentral. Eksekutif hanya tinggal melakukan menu pilihan untuk melakukan proses. System juga memungkinkan pemakai menggunakan kotak pos elektronik untuk mengakses data dan informasi dari lingkungan.

Adapun Kemampuan Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut:

1. Memberikan dukungan komunikasi elektronik.

2. Mempunyai kemampuan menganalisa data.

3. Mempunyai alat pengorganisasian.


Pada sebuah Sistem Informasi Eksekutif, terdapat beberapa komponen yang menyusun sistem tersebut. Berikut Komponen Sistem Informasi Eksekutif ada beberapa hal, yaitu:

1. Hardware

2. Software

3. User Interface

4. Telekomunikasi

Alangkah baiknya bila SIE ini menggunakan teknologi touch screen. Dikarenakan untuk menciptakan kemudahan untuk para eksekutif. Pola pikir pembuat sistem ini yaitu, seorang yang tidak tahu tentang sistem aplikasi sama sekali. Tampilan atau desain interface sistem haruslah dibuat dengan sangat mudah dan simpel, sehingga seorang yang awam pun tahu cara penggunaan sistem ini tanpa harus melakukan pelatihan terlebih dahulu. Karena maksud pembuatan SIE berdasarkan pada perkembangan informasi yang cepat dan dibutuhkannya sebuah sistem khusus untuk para eksekutif.


Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS

a. sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu mendorong penerapan EIS diperusahaan

b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan

c. staf jasa informasi yang sesuai
harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan


Langkah - langkah untuk meningkatkan sistem informasi eksekutif
5 langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut :

1. Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan.

2. Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi.

3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya.

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda.

5. Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri.



Fungsi manajemen fayol paling kritis pada tingkat eksekutif

Ada 5 fungsi yang di sebutkan Henry Fayol, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga , yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

.
Sistem Informasi Eksekutif secara trickle down melalui organisasi

Trickle down adalah Sebuah teori ekonomi bahwa dukungan bisnis yang memungkinkan mereka untuk berkembang pada akhirnya akan menguntungkan menengah dan masyarakat berpendapatan rendah, dalam bentuk kegiatan ekonomi meningkat dan pengangguran berkurang. Seperti negara Indonesia, dimana jumlah penduduk tergolong besar dan tingkat pertumbuhan penduduk yang cukup tinggi, maka pada awal proses pembangunan, pertumbuhan ekonomi menjadi sangat penting, dimana tingkatan pertumbuhan ekonomi yang terjadi harus lebih tinggi dari pertumbuhan penduduk, sehingga peningkatan pendapatan perkapita dapat tercapai. Diharapkan dengan adanya pertumbuhan ekonomi maka masalah seperti pengangguran, kemiskinan, dan ketimpangan justru dapat teratasi melalui sistem trickle down effect.


Informasi yang dihasilkan computer sangat di perlukan dalam system informasi eksekutif
eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan :

1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2. Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi : dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3. Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4. Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.

5. Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.